La finestra principale

Si compone delle seguenti parti:

• Menu: classico menu per accedere alle funzioni
• Griglia con l'elenco delle caselle postali da gestire
• Filtro di esclusione degli indirizzi
• Filtro di selezione per data e oggetto
• Bottone di preparazione all'estrazione dati
• Barra di stato, con informazioni sulla versione del software, di Windows, il numero della licenza d'uso

La finestra principale:
il menu

permette di accedere a varie funzioni:

• File
  • Esci: chiude il software
• Caselle postali
  • Nuova casella postale: permette di creare i parametri di una casella postale che potrà essere elaborata dal software
• Strumenti
  • Unire più file contenenti indirizzi email: permette di generare un file unico come unione di più file di indirizzi email, gestendo gli eventuali indirizzi doppi (presenti su piu liste)
  • Elenca i file di log: permette di trovare automaticamente i file di log eventualmente presenti nelle varie cartelle. Essi contengono informazioni sensibili, per cui è utile cancellarli quanto non più necessari.
• Black list: il software permette di creare un elenco degli indirizzi indesiderati.
  Essi verranno esclusi dalle estrazioni dati (se il filtro in 'Filtro esclusione indirizzi' è attivo)
  • Eliminare dal file eventuali indirizzi in black list: permette di selezionare un file di indirizzi per eliminare quelli presenti nella black list; utile, per esempio, se la blacklist viene aggiornata e si desidera revisionare automaticamente i file di indirizzi già preparati
  • Gestione della Black List: permette di inserire, modificare e rimuovere gli indirizzi email presenti nella blacklist
• Impostaioni
  • Impostaizoni: apre una finestra che consente di definire i parametri generali di avvio del software
• Aiuto
  • Info sui parametri di accesso alle caselle postali: apre una pagina internet con esempi e suggerimenti per i parametri da utilizzare per connetttersi alle caselle postali
  • Informazioni sul sistema: apre una finestra contenente svariate info tecniche relative al computer, Windows, al software
  • Attiva licenza d'uso: permette di inserire il codice di licenza d'uso per attivare il software

La finestra principale:
la griglia Caselle postali/email e loro configurazione

Essa permette di inserire le caselle postali che si desidera gestire.
Ogni riga ne contiene una. Non vi sono limiti al numero di caselle postali gestibili.
Ha le seguenti colonne:

• la prima colonna è una checkbox: permette di selezionare le caselle di posta che verranno elaborate contemporaneamente
• Email: nome dell'indirizzo email
• Password: è una checkbox che indica se la password di accesso è stata memorizzata nel software, quindi non sarà necessario ridigitarla
• Nome server: indirizzo del server di posta in ricezione, generalmente inizia con pop o imap
• Porta: numero della porta del server alla quale si effetta il collegamento
• Accesso: protocollo/modalità di accesso da utilizzare; essi sono due:
• POP3
• IMAP
• Sicurezza: ovvero se utilizzare connessione sicura tipo SSL, TSL.

Tutti questi parametri sono facilmente ottenibili dal sito che ospita il servizio di posta; diversamente si può effettuare una ricerca su internet per ottenerli.
Utilizzare parametri errati, semplicemente impedisce di accedere ai messaggi.

Per esempi e informazioni vedere la pagina dei parametri .

I bottoni della griglia

Sulla parte superiore vi sono vari bottoni:

• Apre una finestra per selezionare i file di impostazione delle caselle postali (email) da far apparire nella griglia
• Crea un nuovo file di impostazioni per una casella postale
• Salva su file le impostazioni della riga corrente della gliglia
• Apre le impostazioni della casella postale
• svuota il contenuto della griglia
• seleziona tutte le righe della griglia
• Deseleziona tutte le righe della griglia
• Testo informativo, riportante il numero di caselle selezionate e quelle presenti in griglia
• Apre su internet una pagina con suggerimenti per la compilazione dei parametri delle email

Nella parte inferiore della griglia è presente il nome del file su cui sono memorizzate le impostazioni della casella selezionata in griglia e l'orario in cui è stata effettuata la più recente modifica

La finestra principale:
Cartella radice

I file che verranno creati dal software verranno posti in directory/cartelle separate per email.
Tutte si troveranno all'interno di una directory/cartella, la quale viene specificata in Cartella radice

La finestra principale:
Filtro esclusione indirizzi

Permette di indicare dei criteri per escludere alcuni indirizzi da quelli estratti; durante l'elaborazione, prima di essere inserito nella lista finale, ogni indirizzo email verrà confrontato con quelli presenti nelle opzioni di esclusione, ovvero:

• Scarta gli indirizzi in Blacklist: sono gli indirizzi email che l'utente vuole che siano esclusi dall'estrazione; per esempio, indirizzi noti per essere di concorrenti o persone che si desidera non fornire comunicazioni
• Scarta gli indirizzi che sono noti per essere temporanei (usa e getta): sono gli indirizzi email fittizi, validi solo per qualche minuto e quindi inutili ai fini di un successivo invio di messaggi (proprio perchè tale casella postale non esiste piu).
  
• Scarta gli indirizzi che contengono 'noreply': sono gli indirizzi usati dalle piattaforme web per mandare un messaggio a più utenti, ma dai quali non si vuole avere risposta su tale indirizzo.

La finestra principale:
Filtro su data e oggetto

Sono filtri per includere nella lista degli indirizzi solo quelli provenienti da messaggi con determinate caratteristiche:

• Filtro 'data messaggio': Il messaggio deve avere una data inclusa fra quelle indicate
• Filtro 'oggetto del messaggio': Permette di indicare la parola, o sequenza di parole, che devono essere presenti nell'oggetto.
  Per indicazioni multiple (esempio sia 'Recapito fallito' che 'Undeliverable') esse dovranno essere inserite su differenti righe.

La finestra principale:
bottone Visualizza finestre email da elaborare

Esso avvia la fase preparatoria dell'elelaborazione che porterà ad avere i file con gli elenchi (uno per ogni casella postale) degli indirizzi email estratti dai messaggi.

Per ogni Casella postale selezionata sulla griglia verrà presentata una finestra di conferma .
In tali finestre sarà possibile modificare i parametri inseriti sulla finestra principale ed avviare l'elaborazione.

Durante l'elaborazione

I tempi di elaborazione variano in base a molteplici parametri (per esempio: numero dei messaggi presenti nella casella postale, tipo di protocollo di accesso, velocità della connessione internet e stato del server postale).
Generalmente bastano qualche minuto, indipendentemente dal numero di caselle postali da elaborare: il software opera contemporaneamente su tutte.

Mentre si stanno elaborando delle caselle, è possibile operare sulla finestra principale per creare nuove caselle, selezionarle, immettere i filtri, esegure nuove estrazioni dati, eccetera.

In relazione al tipo di licenza d'uso che è stata ottenuta, i comportamenti possono differire da quanto indicato.