Paolo Guccini

Impossibile non é per sempre

I MAILING A MEZZO FAX:
MITO O REALTA'?

Idee e suggerimenti di come si possa realizzare un mailing a mezzo fax utilizzando il solo word processor Win word 6 ed un modem/fax oppure sfruttando anche dei data base esterni quali excel


Oggigiorno il fax è diventato uno strumento di lavoro fondamentale. La sua diffusione quasi capillare unita ad altri vantaggi quali la possibilità di comunicare celermente e a basso costo con destinatari prestabiliti, lo vede impiegato sempre più frequentemente come strumento per realizzare i mailing.
Se moltissimi si sono cimentati nella realizzazione di questo servizio, purtroppo pochi ci sono riusciti.
Vediamo quindi quali sono i passi da compiere per realizzarlo.
Innanzitutto si deve creare il cosiddetto documento principale in cui prendono posto i campi variabili quali la denominazione del destinatario ed il suo indirizzo: esso viene creato come un qualunque documento in cui si inseriscono opportunamente i vari campi mediante la finestra di dialogo del menù Inserisci | Campo.
Il tipo di file che contiene gli indirizzi può essere teoricamente di qualunque tipo: WinWord permette di accedere a svariati formati ed il programma MS Query, sfruttando il DDE di Windows, allarga ulteriormente questa possibilità consentendo di estrarre i dati su un ulteriore varietà di tipologie di file anche mediante comandi SQL.
Il menu Strumenti | Stampa unione attiva una finestra di dialogo in cui si specifica quale sono il documento principale ed il file dati. Se il file dati è costituito da un foglio Excel la cui release sia uguale o superiore alla 5, può capitare che l’accesso fallisca ricevendo la seguente segnalazione:
"Impossibile ristabilire un collega mento DDE con Microsoft Excel per completare l’operazione corrente"
Siccome l’Excel consente di avere più fogli all’interno dello stesso Worksheet, il WinWord riesce ad accedere solamente a quello che era attivo al momento del salvataggio oppure a quello attualmente attivo se tale documento è correntemente aperto.
L’ultima parte della finestra di dialogo è composta dal bottone Unisci.
Esso viene reso disponibile solo dopo che l’utente ha immesso i dati relativi al documento principale ed al file dati. Esso attiva un’altra finestra di dialogo di nome Opzioni Unione all’interno della quale è presente la ListBox Unisci a in essa si possono selezionare i vari canali di output dell’elaborazione della stampa:

  • Nuovo documento
  • Stampante
  • Posta Elettronica
  • Fax elettronico

Selezionando Nuovo documento nella casella Unisci a... è possibile ottenere un nuovo documento contenente l’elaborazione di tutti gli indirizzi ricompresi nel range specificato nel riquadro Record da unire.
Questa funzione è utile per vedere cosa viene prodotto dall’elaborazione, soprattutto nel caso siano stati impie gati dei campi di Word per rendere variabile il testo. Altro tasto utilissimo è il Controllo errori.., in quanto elabora tutti gli indirizzi e segnala gli errori trovati.
Per effettuare il mailing via fax si deve selezionare la voce Posta Elettronica; si attiva così il pulsante Imposta che a sua volta attiva un’altra finestra di dialogo che permette di specificare, attraverso la ListBox Campo dati con indirizzo posta/ fax, quale campo contenga il numero telefonico a cui si dovranno inviare i telefax.
Affinché tutto funzioni correttamente, il formato del numero di fax riveste un’importanza decisiva.
Bisogna innanzi tutto considerare che esso deve essere inviato al driver del fax e quindi caratteri quali la barra con cui si separa abitualmente il prefisso dal numero non sono graditi. Inoltre, ancor più importante, ìl numero deve assumere la seguente forma:

[Fax:numero]

ovvero deve essere preceduto dal carattere parentesi quadra aperta, dalla parola Fax e dal carattere due punti e seguito dal carattere parentesi quadra chiusa.
E consigliabile creare un nuovo cam po che conterrà il numero di fax nel formato che il Windows richiede: il continuare a disporre del campo fax nel formato abituale rappresenta un vantaggio per l’utente, il quale non viene costretto ad usare una forma insolita che potrebbe rappresentare una fonte di numerosi errori di digitazione.
La generazione del secondo formato potrebbe essere eseguito mediante una macro apposita: una sua versione applicabile ai fogli in Excel può essere quella riportata nel listato numero 1, quale gestisce anche l’eventualità di richiedere la linea esterna se si opera attraverso un centralino, il quale la fornisce facendo precedere il numero da comporre da una determinata cifra.
L’avvio dell’elaborazione per la generazione dei fax è ottenuto tramite il tasto Unione della finestra Prepara Stampa Unione.


Listato n.1

Sub converteNumFaxPerlnvioAutom()
    Dim linea As String
    Dim vecchio As String
    Dim nuovo As String
    lineaEsterna = InputBox("digitare il numero di richiesta della linea esterna se si accede alla linea telefonica attraverso un centralino")
    lineaEsterna = Trim(lineaEsterna)
    Dim j As Integer
    for Each c In Selection
        vecchio = c.Value
        nuovo = "[Fax:" + lineaEsterna
        for j = 1 To Len (vecchio)
        n = Mid$(vecchio, j, 1)
        if IsNumeric(n) Then
            nuovo = nuovo + n
        End If
        Next j
        nuovo = nuovo + "]"
        c.Value = nuovo
    Next c
End Sub




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Le segnalazioni di errori saranno molto gradite e si possono fare alla pagina Contatti.

Tratto da:
Paolo Guccini
Rivista DEV Computer Programming
Edizioni Infomedia
1995