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istruzioni per l'uso

A cosa serve

Per inviare qualunque numero di email, personalizzando ciascuna per ogni singolo destinatario.
La lista dei destinatari non viene condivisa con altri siti, per cui rimane riservata per il mittente.

Spiegazioni in breve

Nel programma si imposta:

• L'oggetto del messaggio con le parti da personalizzare
• il corpo del testo del messaggio (formato html o testuale) con le parti da personalizzare;
• i file da allegare al messaggio
• i destinatari di posta con i valori da utilizzare per personalizzare l'email per il destinario
• l'indirizzo email e il relativo server postale smtp da utilizzare (vi sono numerosi server preimpostati per facilitare la configurazione)

Come personalizzare il testo del messaggio e l'oggetto mediante i segnaposto

Per impostare le parti di testo che devono essere personalizzate nell'oggetto e nel testo per singolo destinatario si applica il seguente procedimento:

• si attribuisce un nome simbolico alla parte da personalizzare, detto segnaposto racchiudentolo fra doppi percento (%%)
  Per esempio:
  • %%NOME%
  • %%COGNOME%%
  • %%VOTAZIONE%%
  • %%DATAPIURECENTE%%
  • %%CITTA%%
  • %%CORRIERE%%
  • %%VALORETOTALE%%
• si digita tale nome nell'oggetto e nel testo della mail, nel punto in cui deve apparire il corrispondente valore

Per esempio
Gentile Dott. %%NOME%% %%COGNOME%%, dall'ultima sua telefonata del %%DATAPIURECENTE%% abbiamo affidato al vettore %%CORRIERE%% il....

I valori con cui sostituire i segnaposto.

I valori vanno inseriti nella griglia della scheda Elenco destinatari e segnaposto;

I valori possono essere acquisiti:

• importandoli da un file di testo mediante l'apposito menu
• trascinando il file
• con il copia/incolla
• digitandoli direttamente

Associare i valori con i segnaposto.

L'ultimo passo consiste nell'associare le varie colonne della griglia Destinatari della scheda Elenco destinatari e segnaposto ai vari segnaposto.

La scheda Oggetto

Permette di indicare il testo da utilizzare come oggetto delle mail.
Esempio non avente parti personalizzate:

• Nei giorni 26,27,28,29,30 siamo in fiera: vieni a visitarci.

Esempio avente parti personalizzate:

• Se il giorno %%GIORNOINGRESSO%% vieni a trovarci in fiera non troverai coda!

Il software non pone limiti alla sua lunghezza, ma internet ha delle regole che suggeriscono:

• di limitare a 78 caratteri ogni riga dell’oggetto
• di non superare i 998 caratteri complessivi, qualora si strutturi l'oggetto su piu righe, considerando anche i due caratteri non visibili dell’andare a capo di nuova riga

Nota: la lunghezza dell’oggetto è variabile in base ai valori che, via via, sostituiranno i segnaposto nelle varie email.

La scheda Corpo del messaggio

Permette di indicare il testo da utilizzare come oggetto delle mail.
Esso può essere nei seguenti formati:

• testo puro:
• Vantaggi: modificabile con estrema facilità mediante qualunque software.
• Svantaggi: graficamente scarno e poco accattivante.

• html
• Vantaggi: massima ricchezza grafica con foto, formattazioni del testo, colori e quant'altro si è oggi abituati a vedere.
  Svantaggi: necessita di un software sper essere creato quali gli editor html oppure microsoft word, utilizzando la funzione "salva con nome" e specificando il formato "Html filtrato"
  Nota: viene visualizzato il documento in html; per vederne l'anteprima, andare alla scheda anteprima oppure fare clic sul pulsante "Visualizza struttura documento Html" che appare a sinistra del testo.
• Svantaggi: i client di posta possono visualizzare i messaggi troppo ricchi e complessi in modo differente da quanto progettato

La barra pulsanti

mette a disposizione le seguenti funzioni:

La scheda Elenco destinatari e segnaposto

Essa è composta da due zone affiancate:

• sinistra: l’elenco dei segnaposto esistenti e strumenti per la loro gestione
• destra: la griglia dei dati dei destinatari e strumenti per la loro gestione

In essa si inseriscono i destinatari: le loro email e le parti di testo che andranno a personalizzare la mail sostituendo i segnaposto dell'oggetto e del corpo.

I segnaposto

I segnaposto presenti nell'oggetto o nel corpo del messaggio appariranno atutomaticamente nell'elenco dei segnaposto.

Come si associa una colonna con il segnaposto

Per associare un segnaposto a una colonna dei dati nella griglia Destinatari, si procede:

• nella griglia destinatari: selezionare la colonna che si desidera associare al segnaposto
• nell'elenco Segnalibir: facendo un doppio clic sul segnaposto da associare

Il nome del segnaposto utilizzato, verrà visualizzato nella Griglia destinatari, sulla sommità della colonna precedentemente selezionata.

La barra pulsanti

mette a disposizione le seguenti funzioni:

• aprire un nuovo file (txt o html) da cui importare il corpo del messaggio.
• salva l'attuale testo del messaggio su file
• definisce la colonna corrente come quella contenente gli indirizzi email da utilizzare per la spedizione
• avanza al successivo errore individuato nei dati inseriti nella griglia
• retrocede al precedente errore individuato nei dati inseriti nella griglia
• crea una nuova riga vuota
• Elimina la riga corrente
• Elimina tutte le righe della griglia
• Crea una nuova colonna
• Elimina la colonna orrente
• Modifica testo contenuto nella colonna trasformandolo tutto in maiuscolo
• Modifica testo contenuto nella colonna trasformandolo tutto in minuscolo
• Modifica testo contenuto nella colonna trasformandolo tutti i caratteri, parola per parola, ponendo in maiuscolo l'iniziale e le successive lettere in minuscolo
• Elimina gli spazi presenti a sinistra e destra

Come importare l'elenco dei destinatari

La lista deve essere contenuta in un file di testo, una riga per ogni destinatario.
Tutte le righe devono contenere i dati incolonnati nello stesso modo, ovvero se il primo dato della riga è il cognome, esso deve essere il primo dato in tutte le righe.

La suddivisione dei dati in colonne avviene inserendo, nel file, un carattere:

• il carattere "punto e virgola" (;)
• il tabulatore o tabulazione, il quale non è visualizzato come carattere ma come una serie di spazi
• oppure qualunque altro carattere perchè il programma aprirà una finestra in cui richiederà di selezionare quello utilizzato

L'importazione dei dati può avvenire:

• aprendo il file mediante il menu Importa
• trascinando sulla griglia il file di testo
• eventualmente digitandoli manualmente nella griglia

La griglia

La griglia fa uso di differenti colori di sfondo per comunicare le associazioni ai segnaposto:

• verde: la colonna è associata a un segnaposto; il nome è visibile nel pulsante di intestazione della colonna medesima
• grigio: la colonna non è associata; gli eventuali valori in essa contenuti non verranno trascritti nelle email
• rosa: la colonna contiene le email dei destinatari

Ad esse si aggiungono altre colonne di colore bianco o giallo chiaro:

• Spedire: permette di specificare se deve essere inviata la mail al destinatario della riga oppure esso deve essere ignorata durante l'invio
• Spedito: orario dell'invio oppure messaggio descrivente l'errore in caso di fallimento
• Job: è una sigla che viene automaticamente assegnata ad ogni gruppo di spedizioni.

La scheda 'Allegati'

Se si desidera allegare dei file, essi vanno inseriti nella griglia 'file da allegare durante l'invio':

• trascinandoveli
• mediante il bottone 'aggiunge file all'elenco' (appare con un icona a forma di segno più (+) di colore giallo

per ogni file allegato viene riportato nella griglia indicandone:

• Nome comprensivo del percorso
• Data di ultima modifica
• dimensione
• firma digitale in formato sha1 (qui si intende per firma digitale un codice utile al destinatario che gli permette di verificare che il file sia identico a quello inviato, quindi che non abbia subito manomissioni o errori durante la spedizione)
  Per il riscontro, il destinatario dovrà utilizzare un software (per esempio Crea firma digitale) che effettui tale verifica.

La scheda 'Anteprima'

Permette di vedere l'oggetto e il corpo del messaggio come apparirà per i singoli destinatari.

La scheda 'Invio'

La procedura di spedizione delle email ai destinatari inizia con un clic sul pulsante 'Avvia la spedizione': il software esegue una serie di verifiche per controllare che non vi siano problemi o errori e, nel caso, li segnala richiedendo di correggere o ignorare per proseguire l'invio.

Riepilogo pre-invio

Se i controlli non hanno evidenziato problemi, viene visualizzata una finestra riassuntiva per confermare l'inizio invii.

La finestra riassuntiva

Si apre prima dell'inizio dell'invio per consente di verificare velocemente le impostazioni generali quali:

• l'indirizzo email utilizzato come mittente e se inviarvi una copia di ogni email generata
• il conteggio dei destinatari
• l'indirizzo del file di registro degli invii
• l'indirizzo a cui inviare la mail informativa della fine spedizione con allegato il registro di spedizione

La finestra Impostazioni

E' la finestra che permette di impostare i parametri generali che verranno utilizzati per gli invii.
Vi si accede attraverso il menu Strumenti, Impostazioni della finestra principale.
Clicca qui per approfondimenti.

A tutela legale dell'Autore

Si rammenta che l'invio di email è regolamentato da norme giuridiche, quindi è raccomandato un consulto con un legale prima di effettuare invii di massa (questo vale indipendentemente dallo strumento utilizzato per effettuare l'invio); in particolare, la mail è considerato un dato tutelato dalla legge sulla Privacy ed è vietato l'inviare email senza il preventivo consenso del destinatario, soprattutto se per fini commerciali o marketing.
L'utilizzatore si assume tutte le relative responsabilità derivanti dall'uso del software e contemporaneamente manlevando l'Autore del software da qualunque illecito venisse compiuto tramite il software medesimo.

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