Paolo Guccini

Impossibile non é per sempre

Rinomina File Pdf in base al suo testo

Come funziona

Il software è personalizzabile, quindi si può indicare quali parti del testo si desidera estrarre e utilizzare per comporre il nuovo nome del file Pdf.

Esso apre il Pdf, ricerca le parti di testo desiderate (non le sole proprietà del Pdf, perchè esse sono raramente compilate dal suo creatore), e le estrae.

Con i valori estratti, viene rinominato il file Pdf.

A chi serve

Sopratutto a chi, per lavoro, deve archiviare grandi quantità di documenti Pdf.

Per esempio, l'ufficio di contabilità/fornitori può ricevere migliaia di documenti. Spesso il nome non è esplicativo, per cui la persona è costretta a rinominarli manualmente, con gli evidenti rischi di errore.

Questo programma vuole essere di aiuto a chiunque desidera organizzare al meglio, e senza sforzo, il proprio archivio documenti Pdf.

Parti di testo da estrarre: come indicarle

Il software è ampiamente personalizzabile per indicare quali parti di testo devono essere estratte.

Esse vengono indicate in un file di configurazione che contiene tutte le regole impostate dall'utente oltre a quelle già presenti all'atto dell'installazione.

Siccome il software non può riconoscere automaticamente i milioni di tipologie di documenti (ogni azienda realizza i propri), è necessario provvedere a indicare come riconoscerli e quali parti si desidera estrarre.

Per informazioni su come creare nuovi riconoscimenti, vedi qui.

 

Come utilizzarlo

All'avvio del software, viene presentata una finestra al cui interno si possono trascinare i file Pdf da rinominare.

Essi verranno aperti e, verificandone il contenuto, il software indicherà se appartiene a quelli riconosciuti automaticamente e ne proporrà il nome con cui verranno rinominati.

Con il bottone di rinomina, tutti i file selezionati verranno rinominati.

Annullare la rinomina, ripristinando il nome originario

E' possibile annullare l'operazione di rinomina dei file, ripristinando il nome come era prima dell'elaborazione. Ciò può essere fatto anche successivamente alla chiusura del software, ovvero anche giorni dopo.

Impostare le singole parti del nuovo nome

Le regole possono essere definite anche per singolo tipo di file, oppure si può applicare una uniformità nel modo di rinominare i documenti.

Per esempio si può definire che i nuovi nomi siano costituiti da:

  • Nome dell'azienda che lo ha emesso
  • la data di emissione del documento
  • il numero del documento
  • l'importo del documento

Nell'immagine, i valori utilizzati per le operazioni di rinomina sono stati automaticamente estratti dal testo dei relativi Pdf.
Essi sono completamente personalizzabili.

Automazione della rinomina dei file

Quando si scaricano da internet numerosi file pdf in sequenza, può essere particolarmente utile la possibilità di rinominarli automaticamente senza doverli trascinare nella finestra del software.

Ciò è possibile utilizzando il menu 'Automazione'.

Esso permette di specificare una cartella nel quale verrà immediatamente rinominato ogni file pdf che vi verrà inserito.

Cosa fare se il software non riconosce il formato

Non esiste uno standard con cui formattare il contenuto di ogni Pdf, per cui il software è stato realizzato utilizzando un file di impostazioni. In esso, si vanno ad inserire le regole di acquisizione del testo.

Esiste uno strumento per aiutare chi scrive le regole di acquisizione. Esso è accessibile dal menu Strumenti.

Per chi non avesse le competenze tecniche o il tempo per realizzarle autonomamente, può richiedere tale servizio.

I file pdf generati da una scansione di un documento cartaceo devono essere gestiti creando nuove regole specifiche.

Download

Il software è immediatamente scaricabile da qui.
Al primo utilizzo verrà richiesta l'attivazione; avviene attraverso un codice che viene inviato via email