Paolo Guccini

Impossibile non é per sempre

come fare per ...
ExcelCopiaValori: unire i dati da piu fogli e file Excel.

Scopo

In Excel, come unire o raggruppare i valori delle celle in un unico file o foglio?
Come accorpare tali dati se sono su fogli diversi oppure su differenti file?
ExcelCopiaValori è il software che risponde a queste domande.

Basta selezionare i file contenenti i valori da leggere e l'indirizzo o riferimento delle celle: il software provvederà ad aprire i vari file per acquisire i valori (dal foglio o dai fogli indicati) per ricopiarli in una griglia utilizzabile per generare un file unico e riepilogativo, corredato di tutte le informazioni sull'origine del dato stesso (nome del file, nome del foglio, cella da cui è stato acquisito ed altro).

Sono gestiti anche diversi tipi di strutture dati: celle sparse, elenchi, tabelle con righe e colonne di intestazione dei valori.
Tutte queste informazioni possono raccolte automaticamente per ogni foglio o file e copiate esternamente.

Esempi di situazioni

copia dati da più file excel in uno unico: si hanno svariati file con la stessa impostazione da cui estrarre le celle da uno o piu fogli.

Esempio: copia dati da più file excel in uno unico

Si hanno svariati fogli con la stessa impostazione da cui estrarre le celle da unificare su un unico foglio.

Procedura sintetica

La procedura si compone di poche fasi per definire:

  • i file da acquisire
  • la struttura dei dati da leggere (lista, tabella, celle specifiche)
  • le celle (o intervalli/range) da cui estrarre i valori da raggruppare nel nuovo documento
  • eventualmente, indicare come trattare le celle contenenti errori (#N/D), le celle vuote, i file contenenti collegamenti esterni o macro.

Excel copia valori da file differenti -Snapshot | Paolo Guccini

Passo 1 : i file da acquisire

La prima scheda permette di elencare i file da cui acquisire i dati.

Operativamente:

  • casella "Cartelle contenenti i file...": indicare la cartella che contiene i file excel da elaborare;
    è possibile indicare differenti cartelle separandole con il carattere puntoevirgola (;)
  • casella "Leggi i dati anche...": informa il software se deve eseguire la ricerca anche nelle sottocartelle;
  • casella "filtro per il nome...": permette di limitare i file da ricercare in base al loro nome.
    Non indicando nulla, il software considererà solo i file di Excel.
  • bottone "Inserire i file nell'elenco": avvia la ricerca dei file nelle cartelle e sottocartelle come indicate nelle precedenti caselle;
    al termine essi appariranno in 'Elenco dei file contenuti nelle cartelle...' e si potranno gestire.

La lista 'Elenco dei file contenuti nelle cartelle...'

Essa elenca i file trovati nelle cartelle e permette di agire per selezionare ulteriormente i file da elaborare o da non elaborare.
Le colonne contengono delle informazioni (che non possono essere modificate e la cancellazione di una riga non cancellerà il relativo file):

  • una casella di spunta che indica se il file è selezionato per essere elaborato oppure se deve essere ignorato
  • nome della cartella ove il file è stato trovato
  • nome del file
  • data e ora dell'ultima modifica apportata al file
  • dimensioni del file
  • un numero prettamente informativo, che dà una sequenza ai file inseriti nell'elenco

Su tale elenco si può agire mediante

    la barra degli strumenti che appare verticalmente alla sinistra dell'elenco il menu contestuale (apribile mediante il tasto esterno del mouse o i tasti maiusc+F10);

Le azioni possibili sono:

  • aprire il file della riga corrente oppure tutti i file selezionati (oppure con un doppio clic sulla riga); utile se fosse necessario visionarne il contenuto
  • seleziona tutti i file presenti nell'elenco
  • deseleziona tutti i file presenti nell'elenco
  • inverte lo stato di selezionato/deselezionato di tutti i file presenti nella lista
  • elimina tutto il contenuto della lista (non elimina il file)
  • elimina solo la riga corrente dall'elenco (non elimina il file)

Passo 2 : Struttura dei dati

E' possibile indicare come sono strutturati:

  • 2.1: i dati da acquisire
  • 2.2: come dovranno essere scritti

2.1.1 : Struttura dei dati da acquisire
in formato di Moduli e tabella semplici

Si intende quel formato in cui le celle da acquisire sono generalmente sparse nel foglio e non hanno fra loro una correlazione di significato.

Per esempio, il documento di spedizione del corriere: in esso appaiono la data, il valore del contrassegno, il nome e l'indirizzo del destinatario (tipicamente su piu celle). Non vi sono informazioni ripetute (per esempio, le righe articolo di una bolla o fattura)

2.1.2 : Struttura dei dati da acquisire
in formato di Moduli e tabella complesse

Si intende quel formato in cui le celle da acquisire hanno fra loro una correlazione di significato con le celle presenti sulla verticale (intestazione di colonna) che in orizzontale (intestazione di riga).
Per esempio, le tabelle pivot hanno tipicamente questa struttura.
In questo caso, per ogni cella estratta dovrà essere accoppiato il valore delle celle presenti come intestazione (sia in riga che colonna).

2.1.3 : Struttura dei dati da acquisire
in formato di Elenchi

Si intende quel formato in cui le celle da acquisire hanno fra loro una correlazione di significato a livello di riga.

Per esempio, un foglio contenente l'elenco di nominativi ed relativi indirizzi: tutte le celle estratte da ogni riga devono essere gestibili come gruppo.

2.2.1 : Struttura dei dati da ottenere per ogni cella letta:
ognuna su una riga separata

Ogni cella viene letta e ricopiata su una riga a se stante.

2.2.2 : Struttura dei dati da ottenere per ogni cella letta:

Tutte le celle appartenenti alla stessa riga devono essere copiate su una unica riga occupando celle contigue

2.2.3 : Struttura dei dati da ottenere per ogni cella letta:

Tutte le celle appartenenti allo stesso foglio devono essere copiate su una unica riga occupando celle contigue

3 : lista delle celle da acquisire

In base alle selezioni effettuate nella scheda 'Struttura dei dati', verrà proposta una griglia lievemente differente.
In essa sono sempre presenti le seguenti colonne:

  • Foglio (sfondo verde): nome del foglio da leggere oppure suo indice (numero indicante la sua posizione all'interno del file)
    Nota: la versione commerciale permette di indicare un intervallo di fogli: per esempio, inserendo 1:33 il software acquisirà i valori dal primo al 33esimo foglio di ogni file elaborato.
  • Indice (sfondo verde): spuntare la casella se in "Foglio" è stato inserito l'indice del foglio e non il suo nome
    (se in "Foglio" viene digitato un numero, automaticamente questa cella verrà spuntata; se invece il numero è proprio il nome del foglio e non l'indice, allora togliere il segno di spunta)
  • Riferimento (sfondo rosso): indirizzo in stile A1 della cella da acquisire;

In caso di struttura dati complesse, allora viene data la possibilità di fornire ulteriori informazioni per l'estrazione dei dati:

  • Area con intestazione (sfondo lilla): consente di specificare se le celle indicate nella colonna 'Riferimento' costituiscono una tabella per la quale vanno estratti i corrispondenti valori di intestazione di riga e di colonna
  • Int.Cln (sfondo lilla): area contenente alle celle contenenti le intestazioni di colonna.
  • Int.Righe (sfondo lilla): area contenente alle celle contenenti le intestazioni di riga.
  • Descr da assoc (sfondo azzurro): Permette di indicare un testo che sia utile ad identificare determinate celle
    Essa risulta particolarmente utile se i fogli dovranno essere utilizzati per generare tabelle pivot.

Sono quindi ammessi anche riferimenti assoluti e gli intervalli o range: A1, $A$1, A1:C10, $A$1:$C$10, $A1:C$10 sono riferimenti validi.
Esempi di riferimenti validi:

  • Acquisire la singola cella A1:
    A1
  • Acquisire le celle sulla riga 2, dalla colonna B alla colonna H:
    B2:H2
  • Acquisire le celle sulla colonna C, dalla riga 3 alla riga 7:
    C3:C7
  • Acquisire tutte le celle della colonna F:
    F1:F1048576
    le versioni piu datate di Excel supportavano solo 65535 righe, quindi il riferimento sarà:
    F1:F65535
  • Acquisire tutte le celle della riga 11:
    A11:XFD11

La barra degli strumenti della griglia 'Celle e intervalli...'

Excel acquisizione valori da piu file -Snapshot | Paolo Guccini

Sono disponibili alcuni strumenti per la griglia:

  • Salva: consente di memorizzare il contenuto della griglia per futuri utilizzi, in modo da non dover ridigitare le informazioni
  • Apri: apre un file contenente le specifiche da inserire nella griglia, precedentemente salvato con il bottone 'Salva'
  • Incolla: incolla nella colonna corrente, i valori presenti in Appunti; se contiene dei riferimenti completi di nome di foglio, essi verrranno inseriti nelle rispettive colonne
  • Incolla riferimenti: provvede ad inserire il contenuto di appunti all'interno della griglia nelle opportune colonne
  • Acquisisce riferimenti da Excel: permette di inserire nella griglia i riferimenti prendendoli dal documento Excel correntemente aperto.
    Questo sistema è molto comodo perchè permette di non scrivere nessun riferimento: basta aprire uno dei file da importare e selezionare le celle desiderate; questo bottone acquisirà automaticamente tutte le selezioni.
  • Elimina: cancella la riga corrente dalla griglia
  • Elimina tutto: cancella tutte le righe dalla griglia

Al termine dell'elaborazione...

Al termine dell'elaborazione verrà aperta una finestra le seguenti colonne i cui colori corrispondono a quelli utilizzati nella finestra principale:

  • Cartella (sfondo grigio): nome della cartella contenente il file da cui sono state acquisite i valori
  • File (sfondo grigio): nome del file dal quale è stato acquisito il valore
  • Foglio (sfondo verde): nome del foglio
  • Foglio (sfondo verde): indice (numero sequenziale) del foglio all'interno del file Excel
  • Indirizzo (sfondo rosso) come indicato dall'utente
  • Cella acquisita (sfondo rosso), utile per individuare la cella se è stato specificato un intervallo/range di celle
  • Costante (sfondo lilla): valore costante associato dall'utente per l'indirizzo (o intervallo di celle)
  • Valore (sfondo giallo): valore acquisito dalla cella

I dati estratti ora possono essere esportati:

  • mediante il copia/incolla (analogamente a Excel, il pulsante grigio che si trova in altro a sinistra della griglia, a sinistra del pulsante "Cartella", permette la selezione immediata di tutto il contenuto della griglia)
  • su un file di testo
  • su un file excel